Cara Mengatasi Lima Masalah yang Sering Terjadi di Gudang

Ada banyak aspek yang harus diperhatikan oleh para pebisnis saat mengelola dan menjalankan usaha, salah satunya adalah pengelolaan gudang. Pengelolaan gudang yang efektif dan efisien dapat menjadi kunci keberhasilan bisnis, sedangkan kesalahan yang sering terjadi dalam pengelolaan gudang dapat menyebabkan berbagai masalah yang merugikan bisnis. Beberapa contoh masalah yang kerap terjadi adalah pengelolaan stok yang tidak tepat, pengaturan layout gudang yang tidak efisien, kurangnya sistem pelacakan inventaris yang akurat, perubahan permintaan pelanggan yang tidak terduga, dan masalah logistik dalam pengiriman dan penerimaan barang. Setiap perusahaan membutuhkan sebuah pengelolaan yang terstruktur dan juga efektif karena pengelolaan stok barang yang buruk akan berdampak sangat merugikan pelaku usaha serta dapat mengurangi penjualan dan menahan modal.

Untuk meminimalkan hal yang tidak diinginkan dalam gudang, pelaku usaha perlu mengetahui beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dan menjadi masalah pada gudang.  Berikut ini adalah contoh-contoh kesalahan yang kerap terjadi:

1. Akurasi Stok Barang yang Rendah

Salah satu tantangan terbesar dalam manajemen stok barang adalah menjaga agar jumlah barang yang tercatat selalu sesuai dengan jumlah barang yang ada di gudang. Umumnya, masalah ini terjadi karena kesalahan manusia atau human error. Jika hal ini berlangsung secara terus menerus, dalam jangka waktu yang lama Anda akan melihat gap data yang cukup signifikan. Hal ini tentu saja berbahaya dan sangat merugikan perusahaan.

2. Tata Letak Gudang yang Tidak Efisien

Ada dua jenis tata letak gudang yang biasa digunakan, yaitu yang berorientasi pada proses dan produk. Tata letak gudang yang berorientasi pada proses lebih mengatur zona berdasarkan urutan operasi, seperti penerimaan, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman barang. Sedangkan tata letak gudang yang berorientasi pada produk mengelompokkan produk yang serupa. Anda harus menganalisis sifat bisnis Anda terlebih dahulu, jenis produk yang Anda jual, dan proses pemenuhan pesanan untuk menentukan tata letak mana yang cocok untuk gudang Anda. Pastikan tata letak gudang Anda mengikuti standar keselamatan. Pertimbangkan faktor-faktor seperti keselamatan, kebakaran, pintu keluar darurat, lebar lorong, dan penempatan peralatan keselamatan. Prioritaskan keselamatan karyawan Anda dan ciptakan lingkungan kerja yang aman di gudang.

3. Lokasi Stok Barang

Cara Anda mengatur letak barang pada sistem gudang haruslah dibuat seefisien mungkin. Peletakan barang yang tak sesuai dengan tempatnya bukan hanya membuat gudang terlihat berantakan, namun juga menurunkan kualitas layanan pelanggan karena pencarian barang di gudang menjadi lebih lama. Masalah lokasi barang umumnya akan bertambah parah seiring berjalannya waktu dan terjadi pembiaran. Ketika barang-barang terus bertambah sementara ruang penyimpanan semakin berkurang, maka masalah akan semakin banyak.

4. Naik Turunnya Permintaan Barang

Ada banyak sekali faktor yang mengakibatkan masalah ini terjadi dan hal ini memang sulit diprediksi, tapi bukan berarti sama sekali tidak bisa dihindari. Salah satu langkah untuk mengantisipasi masalah ini adalah dengan menghitung re-order point yang akurat. Dengan ini, kerugian pun bisa diminimalisir dan Anda bisa mengganti kerugian tersebut di lain hari.

5. Kontrol Kualitas Stok Barang yang Rendah

Dalam beberapa kasus, staf yang menjalankan quality control pada gudang akan ikut terlibat dalam proses pengambilan barang di gudang, mengemas barang, sampai dengan pengiriman. Akibatnya akan sulit menemukan kesalahan.

Lima Tips Menyelesaikan Masalah pada Gudang

Berikut ini adalah beberapa tips untuk menyelesaikan masalah pada manajemen stok barang:

1. Pisahkan Stok Lama dan Baru

Pemisahan stok antara yang sudah lama dan yang baru berguna untuk mencegah barang-barang kadaluarsa. Dengan memahami perbedaan antara stok lama dan yang baru, Anda dapat memprioritaskan penjualan barang lama terlebih dahulu. Jika dilakukan secara manual, proses ini akan memakan waktu yang lama. Namun, jika Anda menyewa gudang UNIAIR CARGO proses ini akan menjadi lebih cepat karena sistem WMS yang akan membantu Anda memilah stok lama dan stok baru.

2. Pisahkan Barang yang Laku dan yang Tidak Laku

Tips kelola stok barang yang kedua adalah dengan memisahkan barang yang laku dan yang tidak laku dalam gudang Anda. Dengan melakukan pemisahan antara kedua jenis barang ini, Anda akan meningkatkan efisiensi penjualan karena barang yang memiliki permintaan tinggi akan habis lebih cepat dan bergerak lebih cepat dibandingkan dengan barang yang kurang diminati. Dengan mengatur penyimpanan agar barang yang memiliki permintaan tinggi lebih mudah diakses dan dikeluarkan dari gudang, Anda dapat memaksimalkan penjualan dan mengurangi risiko tersedianya barang yang tidak laku dalam stok.

3. Catat dengan Akurat

Data merupakan suatu hal yang penting dalam gudang. Setiap barang yang keluar masuk gudang harus dicatat dan di-update secara berkala. Penting untuk memastikan bahwa setiap barang yang keluar dari gudang terdokumentasi dengan baik agar menghindari potensi kerugian.

4. Tentukan Ukuran Gudang dan Fasilitasnya

Pemilihan gudang dengan fasilitas dan ukuran yang sesuai perlu dipertimbangkan karena dapat berdampak pada efisiensi dan efektivitas bisnis, operasional, serta biaya karena semakin banyak fasilitas dan semakin besar ukuran gudang, maka perlu disesuaikan dengan jenis usaha dan jasa yang dibutuhkan untuk menunjang operasionalnya.

5. Berikan Barcode

Memberikan barcode pada setiap barang tak hanya memudahkan Anda untuk mencatat barang yang keluar masuk gudang, namun juga mempercepat proses stock opname yang Anda lakukan secara periodik dalam sistem gudang Anda.

Pengelolaan gudang tidak semudah yang dibayangkan, banyak sekali masalah yang dihadapi pebisnis saat mengelola stok barangnya di gudang. UNIAIR CARGO memenuhi syarat protokol ketat dan standar internasional di gudang. Kami percaya pada efisiensi rantai pasokan di gudang kami, memastikan tidak ada barang yang hilang, atau terjadi miskomunikasi yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang. Dengan jasa pergudangan/fulfillment Uniair Cargo juga, barang Anda akan di-handle dengan baik oleh tim kami yang sudah berpengalaman di bidangnya. Hubungi kami untuk solusi fulfillment bisnis Anda.